Microsoft Excel y Google Sheets son programas que permiten a los usuarios organizar y dar sentido a una gran cantidad de datos. Esta información se puede ordenar en columnas y filas ordenadas y coordinadas por colores (usando también algunos atajos convenientes) y, lo que es más importante, estas celdas pueden ser ajustadas por varios usuarios que tienen acceso a la misma hoja de cálculo.
Sin embargo, los proyectos colaborativos, por más útiles que puedan ser para compartir la carga de trabajo, también presentan ciertos riesgos. Los accidentes ocurren, después de todo, pero hay una manera de garantizar que, tanto durante un proyecto como una vez que se completa una hoja de cálculo de datos, no se puedan realizar más ajustes: bloquear celdas. En algunos casos, el más mínimo desliz con una configuración o dígito ingresado por error puede invalidar todo el proyecto, y es vital tratar de prevenir estas eventualidades siempre que sea posible.
Aunque los libros completos de Excel se pueden cifrar con una contraseña, la capacidad de bloquear ciertas celdas o elementos de una hoja, pero no la pieza completa, permite la máxima personalización y control de un proyecto. Aquí se explica cómo hacerlo, tanto en Microsoft Excel como en Google Sheets.
Bloqueo de celdas en Microsoft Excel
En Microsoft Excel, cada celda se bloquea automáticamente. Al habilitar la protección de una hoja de cálculo, a menudo será más rápido desbloquear todo y luego volver a habilitar el bloqueo en las celdas seleccionadas. Suena complicado, pero el proceso es bastante simple:
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Haga clic derecho en la flecha en la esquina izquierda de la hoja de cálculo, después de que la primera columna y la primera fila se encuentren, y seleccione Formato de celdas.
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En la pestaña Protección, Excel explicará la forma indirecta en que funciona con el aviso «Bloquear celdas u ocultar fórmulas no tiene efecto hasta que proteja la hoja de trabajo». Para una pizarra en blanco desde la cual hacerlo, haga clic en el botón Bloquear. Todas las celdas ahora están desbloqueadas.
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Haga clic en la celda específica que desea bloquear. Si hay varios, mantenga presionada la tecla Control y seleccione el siguiente, hasta que todos estén resaltados. Si hay muchos, seleccionar columnas o filas completas podría ser más rápido.
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Haga clic con el botón derecho en una de esas celdas, seleccione Formatear celdas nuevamente y vuelva a activar la función Bloquear en la pestaña Protección.
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Abra la pestaña Revisar, luego seleccione Proteger hoja.
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Ingrese una contraseña para usar para eliminar la protección, si es necesario.
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Marque o desmarque las funciones que desea que otros usuarios puedan usar/no usar (Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas están habilitadas de manera predeterminada) y confirme.
Los usuarios ahora podrán editar libremente cualquier celda desbloqueada, pero no seleccionar las bloqueadas. Para eliminar esta protección, haga clic en Desproteger hoja en la pestaña Revisar e ingrese la contraseña.
Bloqueo de celdas en Hojas de cálculo de Google
Los usuarios de Google Sheets pueden proteger ciertas celdas de una hoja de cálculo de una manera muy similar. Para ello, estos son los pasos a seguir:
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Seleccione las celdas que desea bloquear, asegurándose de que cada una esté resaltada.
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Abra la pestaña Datos.
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El botón Proteger hojas y rangos creará un rango protegido de celdas.
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En el cuadro Ingrese una descripción, agregue una nota que le recuerde por qué se seleccionó este rango en particular y por qué.
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Al seleccionar Cambiar permisos, se abrirá el menú Permisos de edición de rango.
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El menú desplegable debajo de Restringir quién puede editar este rango le permite cambiar la configuración de Solo usted a Personalizado.
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Si selecciona Personalizado, puede ingresar las direcciones de correo electrónico o los nombres de los contactos que le gustaría continuar para poder editar estas celdas.
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Para eliminar este rango protegido, use el botón Eliminar rango o protección de hoja (el ícono de papelera junto a la Descripción que agregó).
Puede repetir este proceso con diferentes rangos para proporcionar una protección elaborada para la hoja de cálculo, permitiendo que usuarios específicos accedan a ciertas partes y no a otras, según sea necesario. También es importante tener en cuenta que el creador original de la hoja también se incluirá en la configuración de permisos Solo usted, si no es usted mismo.